【2024年3月8日，iThome】在借重明基材料的資訊化經驗下，2023年衛普實業在精誠軟體服務協助下，導入Microsoft 365、Exchange Online等雲服務，不光同仁工作效率有明顯改善 ，比起自建私有雲平台減少93%碳排量*，對於實踐2024年公司營運目標有極大幫助。
在疫情、戰爭等接連爆發下，讓原本穩定運作的供應鏈體系大亂，在全球商業環境變得混沌不明，企業應變能力變得更為重要，唯有善用科技強化營運體質，才能在市場中保有強大競爭力。身為防疫國家隊一員的衛普實業，在2023年加入明基材料後，隨即借重母公司資訊優化經驗，除以大量筆記型電腦取代桌機之外，更在精誠軟體服務協助下導入Microsoft 365、Exchange Online等雲服務，對提升整體工作效率帶來極大幫助，加速公司接軌ESG浪潮。
衛普實業總經理邱麗娟指出，我們相信加入明基材料之後，對於拓展公司整體業績會有很大幫助。2024年衛普實業營運重點有四大面向，分別是提升工作效率、擴大在醫療事業、加速佈局越南市場，以及逐步落實ESG目標，而這需要仰賴以資訊科技為核心的數位轉型專案。在資訊部門與精誠軟體服務通力合作下，引進Microsoft 365、Exchange Online等雲服務後，同仁的工作效率有明顯改善，對於實現公司營運目標有極大幫助，未來我們希望能與精誠軟體服務有更多合作機會。
改善整體工作效率 首重優化基礎架構
身為全球知名醫療及衛材上游材料製造廠的衛普實業，專注於高科技織物、水針不織布及棉柔透氣PE膜等製造，是國際品牌業者生產醫療級防護衣、醫療紗布塊、看護底墊、柔濕巾、面膜、紙尿褲及衛生棉等商品時，不可或缺的重要面料供應商。面對商業環境競爭日趨激烈，該公司對於產品研發工作非常重視，致力合作夥伴提供安心、潔淨與穩定可靠之醫用衛材，為世界各大品牌知名企業指定使用之合格供應商，於臺灣高雄、臺南、越南等地有設有四個生產基地。
創立至今30年的衛普實業，雖然整體資訊化程度相當不錯，但過往如同多數臺灣企業，每年投資在資訊領域的費用有限。過去衛普實業通常都是購買個人電腦時，隨機連帶採購Microsoft Office軟體，因此公司內部有Microsoft Office 2007、Office 2010、Office 2016、Office 2019等版本，在版本眾多下經常發生檔案無法開啟的狀況，不光無形中拖累工作效率，也讓IT人員的工作負擔日益加重。
衛普實業經理王天勤指出，在Microsoft Office問題之外，早期我們是使用開源郵件主機軟體，儘管郵件收發過程算穩定，然對行動設備的支援程度並不好，無法完整呈現行事曆中的資訊，導致不少員工錯失重要會議。為解決前述種種問題，2023年第二季我們決定參考明基材料的資訊策略，引進Microsoft 365、Exchange Online等雲服務取代原有的老舊軟體。所以我們開始評估市面上合適系統整合商，最終在考量技術支援服務等眾多因素下，選擇與精誠軟體服務合作。
精誠軟體服務經驗豐富 專案規劃報告最完整
衛普實業深知在推動數位專案過程中，系統整合商扮演非常重要角色，特別是Microsoft 365部署範圍涵蓋臺灣、越南廠區，更需要有經驗豐富的外部協力夥伴協助。為此，專案團隊從導入前、導入中、導入後等三大面向列出需求之後，開始評估多家長期合作的系統整合業者服務能量，如專案規劃能力、技術支援服務、教育訓練等等，其中精誠軟體服務提供的專案規劃報告最完整，可完全解決衛普實業的痛點，最終在眾多競爭對手中脫穎而出。
曾協助眾多企業導入Microsoft 365、Exchange Online等雲服務的精誠軟體服務，根據過往案例經驗規劃非常完整的導入步驟，涵蓋專案前可預先準備的事項，專案執行過程中可提供的技術支援服務，以及專案完成後的教育訓練細節等。此縝密專案規劃，遠遠超過衛普實業的期待，也成為此專案能夠順利完成的重點。
「此專案分成兩階段，第一階段是難度較低的Microsoft 365，第二階段則是較複雜的Exchange Online。借重精誠軟體服務提供的顧問服務，我們花費較多時間在事前階段的準備工作，也順利達成員工無痛轉移的目標。」王天勤解釋：「Exchange Online導入過程較煩瑣，除電子郵件的資料轉移之外，也得進行Windows AD的測試與整合工作。在精誠軟體服務的顧問團隊協助下，讓我們放心不少，專案進行的非常順利。」
邱麗娟說，將電子郵件放在雲平臺上，對衛普實業是全新里程碑。資訊單位在專案啟動前，已經詳細介紹雲平臺的安全性與可靠度，以及在節能減碳上的效益，所以營運團隊百分百支持此專案。
專案效益超乎預期 規劃推動雲備份
引進Microsoft 365、Exchange Online等雲服務後，對衛普實業帶來效益非常多，首先是公司內部Microsoft Office版本一致化後，再也沒有發生文件無法打開的窘境。其次，所有員工都能使用 Office 365的新功能，有員工戲稱功力提升20倍以上。第三點則是員工能運用行動裝置存取行事曆、享受Teams線上會議的便利性。第四點則是免去維運郵件主機的負擔，在降低資訊部門的工作負擔之外，也能省下寶貴的電力費用支出。
王天勤指出，為確保伺服器穩定運作，機房必須耗費非常大量的冷氣，因此自建私有雲平台的成本其實非常高。但是改用Microsoft 365、Exchange Online等雲服務，我們運用微軟提供的工具進行計算後，專案完成後排碳量比自建私有雲平台可減少93%，讓公司更有信心推動ESG策略。
數位轉型是條漫長的道路，在衛普實業規劃中，未來還會推動雲端備份、虛擬主機升級等工作，乃至於優化越南生產基地的資訊架構。由於精誠軟體服務在本次專案展現強大服務能量，可預期未來兩家公司會有更多合作機會。
*註: 根據微軟模擬工具計算