左起：精誠軟體 吳美儀 業務經理、楊金龍 資深處長、陳郁郁 副總經理、大江生醫 李東維 發言人、徐偉亭 主任律師、何伯魚 戰略服務中心專員
電子合約簽署 2 天完成 合約線上化查詢保存大幅提升效率
【2021年8月20日，iThome】因應疫情衝擊，生技產業先驅大江生醫已在精誠軟體服務協助下，成為台灣上市櫃公司中第一家運用 Adobe Sign 推動電子合約的公司，目前大江生醫集團與全球客戶、廠商的合約超過 80% 使用 Adobe Sign 線上完成簽約。除大幅縮短合約簽署時間及顯著提升競爭力之外，亦落實大江生醫集團的永續經營及企業社會責任（CSR），達成環保、節能減碳目標。
隨著全球產業結構改變，企業引進創新科技的速度，將決定在商業環境中的競爭力。 COVID-19 疫情衝擊世界經濟發展，除帶動零接觸產業興起外，也加快企業推動數位轉型速度，以因應此波新挑戰。如大江生醫即在精誠軟體服務協助下，以 Adobe Sign 打造電子合約機制，取代傳統紙本合約簽署工作，不僅克服疫情期間簽署合約難度高、寄送時間長的困境，也同時達成合約無紙化、大量減少碳排放並解決紙本資料保存不易的問題，為公司長遠發展奠定雄厚的基礎。
大江生醫發言人李東維指出，自大江生醫創立以來，即全力運用創新科技帶動公司成長，扮演推動產業成長與進步的領頭羊。因此，我們每年都會制定引進創新科技的計畫，在 COVID-19 疫情期間引進 Adobe Sign，正好能解決大江生醫跨國合作的問題，對於公司整體形象、競爭力提升及碳排放量降低都有莫大幫助，也感謝精誠軟體服務的全力幫忙，讓公司過去需花費一個月的合約流程，縮短至 2 天，大幅節省時間，提升執行效率。
紙本合約保管挑戰大 推動電子合約迫在眉睫
創立於 1980 年的大江生醫，以全新的「生物挖礦模式 Bio Resource Data Mining」概念， 打造全方位創新服務模式，提供機能性飲品、果凍、粉劑、錠劑、膠囊等保健食品、生物纖維面膜、高效精華液等 ODM 專業代工服務，期望與品牌客戶一同打造高效且符合消費者需求之產品，並已銷售至世界 56 國，且榮獲全球 12 大國際發明獎項，全球員工亦突破 1,150 人。
有別於其他 ODM 業者，大江生醫致力從市場端探索消費者需求，並推出獨創的產品，如抗衰老、體內環保、產後修復、男性保健等，以最先端的科研技術打造能改善消費者生活的高效能產品。大江生醫透過此獨創模式搭配 ODM 研發設計製造服務， 為諸多國際知名品牌客戶打造暢銷產品，只是隨著合作夥伴日增，每年大量的合約如何快速簽約、快速合作及紙本合約保存，均成為大江生醫不容忽視的大挑戰。
大江生醫國際法務部主任律師徐偉亭表示，為避免發生合作上的權益糾紛，我們向來非常重視簽約與紙本合約保存，只是隨著紙本合約數量快速增加，如何妥善保存已成為重要的課題。其次， 為方便查閱合作細節，我們也會把紙本合約轉為數位化，只是難保不會因人為操作疏忽，因此仍然需要調閱紙本合約輔佐，兩者之間連結也是一個挑戰。最後，在疫情期間，除紙本合約寄送時間變長之外，不少合作夥伴擔心病毒傳染，也會在收到合約之後靜置 14 天才打開，導致雙方合作時程延宕。
為此，大江生醫決定提早導入數位合約解決方案，資訊部門在依照業務、法務部門需求，從品牌知名度、廠商支援能力等面向評估，最終選擇與精誠軟體服務合作，導入 Adobe Sign。
Adobe Sign 品牌知名度高 精誠軟體服務技術能力強
在資訊科技進步下，以電子合約取代紙本合約並非難事，2000 年美國亦通過電子簽名法案 （ESIGN Act），使電子簽名幾乎可合法用於任何情況，歐盟也通過 eIDAS，讓電子簽名成為完成重要文件簽署的合法可靠方式。只是多數企業並沒有導入此機制的急迫性，僅有部分大型公司在提升競爭力的前提下，開始推動電子合約專案。然受到 COVID-19 疫情衝擊，反而加快導入電子簽名專案的速度，根據 Adobe 公布研究報告指出，60% 受訪企業認為電子簽名能滿足業務彈性。
而 Adobe Sign 備受全球用戶肯定的原因， 在於已通過 ISO 27001、SSAE SOC 2 Type 2、FedRAMP Tailored，以及 PCI DSS 的認證。如此一來，企業用戶可依情況使用 Adobe Sign， 讓商業流程符合特定產業的合規性需求，如HIPAA、FERPA、GLBA 和 FDA 21 CFR Part 11。
「當初我們選擇電子簽名方案的首要考量，在於必須是受到全球肯定的國際品牌，畢竟公司推動電子合約是長期計畫且公司合作對象不乏國際知名品牌客戶及供應商，若線上簽約保密性不足或後續技術支援不足或中斷，對企業長期營運勢必會造成很大衝擊。」李東維解釋：「在此狀況之下，Adobe Sign 自然是我們首選，而精誠軟體服務提供的技術支援開發 Sign Gateway API 提供介接程式及管理介面，與公司內部流程整合， 讓同仁在設計合約當下，可以同時結合 Adobe Sign 使用，整體便利性大幅提升。」
合約簽署縮短至 2 天 精準掌握簽約流程
在全公司同仁齊心協力配合，以及精誠軟體服務大力支援下，大江生醫已順利導入 Adobe Sign 且超過 80% 的合約使用 Adobe Sign 完成線上簽約。根據專案同仁預估，由於電子合約可免去雙方相互用印及寄送等時間，所以合約完成時間可從1 個月縮短為最快 2 天之外，也無須準備紙本合約、內部送用印流程及寄送合約時間等，每月預估至少減少 125 小時作業時間。
徐偉亭說，以往使用紙本合約最大問題在於合約往往需經過多人簽署，因此很難掌握簽署流程，難免會發生同仁過於忙碌，忘記簽署合約的狀況。現在改用 Adobe Sign 電子合約之後，能很清楚看到合約傳送流程，可適時提醒主管或同仁現場簽名，所以整體速度自然快上許多。另外，也能免去紙本合約轉成數位化過程中，出現模糊或文件被裁切的狀況，有助於縮短資料歸檔與查詢時間。
作為生技產業先驅者的大江生醫，早在多年前就已從環境保護面、社會公益面及公司治理面等，致力企業永續經營發展。2020 年起推動電子合約的策略，除對公司營運績效帶來極大幫助外，同步落實對環境永續的社會責任，進一步達到加入並改善消費者生活的重要目標。